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電話代行サービスは業者選びが大切

電話代行サービスを利用すると、時間の有効活用ができるようになり業務効率化が図れます。しかし、業者によってサービスの内容も質も大きく異なります。事務所に電話をかけて来る相手の多くは、大切なお客様やこれからお客様になり得る人です。その対応を任せることになるため、業者の選び方がかなり重要だと言えます。

まず、契約前に詳細な打ち合わせをしてくれる業者を選ぶようにしましょう。業者によっては、ごく簡単な打ち合わせだけで済ませてしまうところもあります。しかし、綿密な打ち合わせをしないまま、電話対応を任せてしまうと、お客様とトラブルを起こしてしまう可能性も出て来ます。

また、お客様の質問に回答できないことが多いと、信頼を損ねてしまうかも知れません。従業員と同じように対応してもらうには、商品やサービスの内容に関してある程度知っておく必要があります。そして、それには詳細な打ち合わせは必要不可欠なのです。

電話対応をする際には、個人情報を取り扱う機会も出てくるでしょう。そのため、個人情報の取り扱いに関する指導が徹底している業者を選ぶ必要があります。もし、個人情報が漏れてしまうようなことがあれば、不信感を買うことになってしまうでしょう。顧客が離れて行ってしまうかも知れません。

他に料金に関しても注意が必要です。一般的にサービス内容が簡素だと安く、手厚いと高くなりますが、不自然に安い料金を謳っている業者は疑うべきでしょう。そのような業者は基本サービスの範囲が狭く、オプション料金を含めるとかえって高額になってしまうことが多いです。ほんの些細なことで追加料金を取られてしまう場合もあるでしょう。

そのため、基本サービスでどこまでやってくれるのか、どんなときに追加料金が発生するのかを把握してから契約することが大切です。複数の業者を比較して検討する場合には、基本サービスの料金で比較するのではなく、必要なオプションなども加えた上での料金で比べましょう。